Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die Optimierung von Geschäftsprozessen umfasst verschiedene Bausteine, die sowohl einzeln als auch im Rahmen eines ganzheitlichen Konzepts gemeinsam zum Einsatz kommen können:
Aufnahme des Ist-Prozesses
Welche Arbeitsschritte umfasst eigentlich ein Geschäftsprozess? Wo fängt er an, wo hört er auf? Welche internen und externen Schnittstellen gibt es? Welche IT-Systeme sind eingebunden? Die Beantwortung dieser scheinbar einfachen Fragen fällt oft gar nicht so leicht, da kein gemeinsames Prozessverständnis existiert und über Monate oder Jahre hinweg entstandene Prozesse nirgendwo dokumentiert sind. Eine systematische Erfassung des Ist-Prozesses, so wie er im Alltag tatsächlich praktiziert wird, ist daher der erste Schritt hin zu einer späteren Optimierung. Eine solche Prozessaufnahme kann gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitern in der Regel in ein bis zwei halbtägigen Workshops erarbeitet werden und wird von uns im Anschluss dokumentiert.
Erfassung von Problemen bei bestehenden Geschäftsprozessen
Lange Durchlaufzeiten, häufige Wartezeiten, geringe Qualität und Transparenz oder hoher Arbeitsaufwand durch Rückfragen und Nacharbeit – diese Probleme treten im Alltag regelmäßig auf. Doch das Tagesgeschäft lässt in der Regel wenig Raum, sich systematisch mit diesen Problemen auseinanderzusetzen. Ausgehend von einer Ist-Beschreibung des Prozesses erfassen wir gemeinsam mit den Mitarbeitern in ein bis zwei halbtägigen Workshops systematisch die im Arbeitsalltag auftretenden Probleme, beschreiben ihre Ursachen und Auswirkungen und erarbeiten eine vorläufige Priorisierung der Handlungsfelder.
Optimierung von Geschäftsprozessen
Abhängig von der Ausgangssituation sind hier verschiedene Ansätze möglich. Bei klar definierten einzelnen Problemen reicht es in der Regel aus, den bestehenden Geschäftsprozess an einzelnen Stellen zu optimieren. Das setzt jedoch voraus, dass man nicht an Symptomen laboriert, sondern an den Grundursachen des Problems ansetzt. Oft ergeben sich dadurch Lösungen, die man bei oberflächlicher Betrachtung nicht gefunden hätte und die mit wenig Aufwand durch einen leicht geänderten Prozessablauf umsetzbar sind. Falls ein bestehender Geschäftsprozess dagegen viele verschiedene Probleme aufweist, kann es sinnvoll sein, den Prozess von Grund auf neu zu gestalten. Je nach Einzelfall können hierzu verschiedene Methoden, Analyseverfahren und Workshop-Formate zum Einsatz kommen.
Einführung eines Prozessmanagements
Bei größeren oder erfolgskritischen Geschäftsprozessen ist es sinnvoll, die Dinge nicht einfach laufen zu lassen und sich auf Trouble-shooting zu beschränken, sondern ein systematisches Prozessmanagement zu implementieren. Das heißt, es gibt
- einen Prozessverantwortlichen mit Prozessteam, die sich regelmäßig um den Prozess kümmern und für ihn verantwortlich sind,
- wenige, aussagekräftige Prozesskennzahlen, mit denen Zielerreichung und Qualität des Prozesses regelmäßig gemessen werden
- regelmäßige Prozessmeetings, in denen die Kennzahlen besprochen werden und in denen bei Bedarf Handlungsbedarf und Maßnahmen abgestimmt werden.
Welcher Ansatz in Ihrem Falle der geeignete ist, können wir gerne in einem unverbindlichen Gespräch klären, in dem wir die oben beschriebenen Vorgehensweisen und den damit jeweils verbundenen Aufwand näher erläutern.